Depois que a Lei de Proteção de Dados entrou em vigor, muitos foram os questionamentos sobre se os documentos físicos também fariam parte do banco de dados, pois havia um entendimento equivocado de que os dados protegidos seriam aqueles em ambiente virtual.

A lei não exclui ou diferencia em importância documentos físicos ou digitais, o importante é que o tratamento correto de dados deve ser realizado independentemente do meio usado para guardá-lo.

Apesar de não diferenciar os dados físicos dos digitais, fica claro que a LGPD irá impactar a maneira de como as empresas os armazenam, bem como maior observância quanto ao tempo de guarda e exclusão.

Desta forma, as empresas já estão buscando alternativas que auxiliam na gestão correta dos dados, como a digitalização de documentos físicos, evitando também o acúmulo de arquivos, que além de gerar desorganização, colocam em risco informações que o legislador quis proteger.

Muitos podem até achar que a lei trouxe ônus para os agentes que tratam dados pessoais, como por exemplo ao mudar o meio de guarda de documentos físicos, ter que arcar com os custos do processo, realizar treinamentos para operadores e se adequar a um novo sistema, mas essa interpretação está totalmente equivocada.

Na verdade, se adequar à lei, pode ser uma excelente oportunidade para agentes que tratam dados, principalmente para aqueles que ainda mantinham sob sua guarda documentos físicos.

No processo de adequação, a digitação será uma ferramenta eficaz a longo prazo, pois possibilita mais segurança aos dados, evitando riscos como extravio, roubo e deterioração. Deixa o acesso e disponibilidade dos dados mais dinâmico, economizando espaço e impactando diretamente nos gastos.

Como sua empresa guarda os dados coletados?

As salas com grandes arquivos ainda fazem parte da sua empresa?